از سیستم مدیریت فرایند BPMS چه میدانید!؟

تقریباً هر کسی در کسب و کار می تواند اتوماسیون هایی را طراحی و اجرا کند که به آنها کمک می کند. با سیستم مدیریت فرایند BPMS کارهای بیشتری را در زمان کمتر انجام دهند.

توسعه دهندگان زمان قابل توجهی را با ذینفعان کسب و کار سپری کردند. تا قبل از وارد کردن فناوری اطلاعات برای هر فرآیند خودکار از ابتدا، وظایف را در یک فرآیند ترسیم کنند. تغییرات بعدی در یک فرآیند به معنای نقشه ‌برداری بیشتر، کدنویسی بیشتر و صرف زمان بیشتری برای به ‌روز رسانی‌ها بود.

بهترین پلتفرم‌ های اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS امروزی، ابتکارات اتوماسیون را با کاهش یا حذف نیاز ساده می‌ کنند. این سیستم‌ ها سازمان ‌ها را قادر می‌ سازند فرآیندهای بسیار پیچیده را پیاده ‌سازی کنند. و به تیم‌ ها و افراد اجازه می ‌دهند تا به راحتی فرآیندهای خودکار را به تنهایی ایجاد و پیاده ‌سازی نمایند.

طراحی و استقرار BPMS

تصمیم مهمی که باید بگیرید این است که آیا راه‌حل اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS مبتنی بر ابر یا درون محل را بکار ببرید. مزایای اولیه پلت فرم BPMS بر پایه ابر در بسیاری از مواقع شامل عرضه ساده است، زیرا برنامه در روز اول، راه اندازی و اجرا می شود. و در گام دوم مقیاس پذیری نیز مطرح است، زیرا شما اشتراک خود را افزایش می دهید و زیر ساخت خود را تغییر نمی دهید. پیاده سازی و نگهداری این برنامه در محل، مستلزم سرمایه گذاری قابل توجهی در زیرساخت و کارکنان فناوری اطلاعات است.

برنامه اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS با رویکرد مشتری محور:

فرآیندهای کسب و کار در حال حاضر بر ارائه تعامل برتر مشتری متمرکز شده است. اینکه چگونه می توان فرآیندها را تغییر داد تا امکان همکاری بهتر با مشتری فراهم شود؟
چگونه محصولات و خدمات را برای تجربه مشتری عالی نوآوری کرد؟ این برنامه اجازه می دهد تا تعامل با مشتریان را بهبود بخشید و خطای انسانی و تعصب را به حداقل رسانید و رضایت مشتریان و کارکنان را فراهم کرد.

انواع مدیریت فرآیند کسب و کار

مدیریت فرآیند کسب و کار به سه دسته تقسیم می شود: BPM برای مستندسازی، BPM برای نیروی کار و BPM برای یکپارچه سازی که می توان آن ها را به شرح ذیل تشریح نمود.

مستندسازی:
ماهیت معمولی کار در سازمان ‌های خاص شامل حجم عظیمی از پردازش و ذخیره‌ سازی اسناد است. بیمه ها و موسسات حقوقی نمونه هایی از این گونه سازمان ها هستند که روزانه با حجم عظیمی از اسناد سر و کار دارند. BPMS برای اسناد به مدیریت ناکارآمد اسناد، از زمان ایجاد تا ذخیره سازی کمک می کند.

نیروی کار:
تاییدیه ها بخشی از هر کسب و کار هستند. اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS ، می تواند فرآیندهای تأیید را خودکار کند تا پرسنل کلیدی از این کار خلاص شوند. علاوه بر این، ردیابی وضعیت درخواست از طریق این سیستم بسیار ساده تر است.

یکپارچه سازی:
مشاغلی که با توسعه نرم افزار سر و کار دارند چندین سیستم مانند HRMS، CRM و ERP را به عنوان بخشی از عملکردهای تجاری خود دارند. BPMS را می توان به طور یکپارچه با این سیستم ها ادغام کرد.

اصول نرم افزار اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS

پیاده‌سازی نرم‌افزار اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS ، یک تصمیم تجاری مهم است. که باید با تحقیقات عمیق و در نظر گرفتن منصفانه نیازهای تجاری پشتیبانی شود. این روش مستلزم مجموعه ای از اصول راهنماست که BPMS خوب را تعریف می کند.

 10 اصل راهنما برای مدل سازی یک BPMS ایده آل:

اصل آگاهی از زمینه: اطمینان حاصل کنید که BPMS با بافت سازمانی مطابقت دارد. BPMS باید به گونه ای طراحی شود که تنوع نیازهای کسب و کار را برآورده کند.

اصل تداوم: BPMS یک رویداد یکباره نیست، بلکه یک عمل دائمی و مستمر است. اجرای این سیستم باید به عنوان یک سفر مداوم یادگیری و بهبود در نظر گرفته شود.

اصل توانمندسازی: BPMS برای توسعه قابلیت های تجاری اجرا می شود. افراد در سازمان باید توسط این سیستم توانمند شوند تا از فرآیندها و منابع برای نتایج بهتر استفاده کنند.

اصل کل نگری: BPMS با رویکردی جامع طراحی شده است. تمرکز آن باید بر روی تصویر بزرگ باشد، نه بر روی ابتکارات فردی

اصل نهادگرایی: اجرای سیستم مدیریت فرایند باید به طور محکم در ساختار سازمانی جا افتاده باشد. افراد باید در قبال نتیجه فرآیند مسئولیت پذیر باشند و سپس راه حل ها به آنها ارائه شود.

اصل مشارکت: همه ذینفعان توسط BPMS درگیر هستند. افرادی که به طور مستقیم یا غیرمستقیم در یک برنامه درگیر هستند باید توسط این برنامه گنجانده شوند.

اصل تفاهم مشترک: BPMS یک بینش مشترک ایجاد می کند. یک درک مشترک که شامل همه سهامداران می شود باید توسط اجرای سیستم مدیریت فرایند ایجاد شود.

اصل هدف: ایجاد ارزش استراتژیک هدف BPMS است. تمام ابتکارات BPMS باید با استراتژی سازمانی هماهنگ باشد.

اصل سادگی: BPMS مقرون به صرفه است. این باید ساده ترین و پربازده ترین راه را برای دستیابی به اهداف سازمانی تعیین کند.

اصل فناوری: BPMS می تواند برای نتایج بهتر با فناوری ادغام شود. باید از فناوری موجود برای ارائه راه حل های بهینه استفاده کند.

تصمیم برای استفاده از نرم افزار اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS ، باید بر اساس اصول فوق اتخاذ شود تا بهترین نتیجه حاصل شود.

ضرورت نیاز به BPMS برای یک شرکت

فرآیندهای کسب و کار برای عملکرد روان یک شرکت بسیار مهم هستند. بدون آن فعالیت های تجاری شاهد اجرای ضعیف خواهند بود. در راستای منافع رشد بلند مدت و چشم انداز شرکت، فرآیندهای کسب و کار باید مجموعه ای از وظایف خاص و قابل تکرار را برای ثبات و قابلیت اطمینان بهتر اعمال کنند.

یک نرم افزار BPMS را وارد کنید که قادر به انجام همه اینها باشد. با وجود یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار مشخص، سازمان شما نیازی به نگرانی در مورد اینکه آیا یک فرآیند خاص برای ساختار سازمانی شرکت شما مضر است را نخواهد داشت. بدین ترتیب، با اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS ، فرآیند کسب و کار شما با چشم انداز و هدف شرکت هماهنگی کامل دارد.