سیستم مدیریت فرایند کسب و کار یا BPMS ، مخفف Business Process Management System است. ابزاری جهت اجرای روش مدیریت با بهبود فرایندهای تجاری سازمان و از طریق شناسایی، مدل‌سازی، اتوماسیون، تحلیل و اندازه ‌گیری عملکرد می باشد. مزیت کلیدی اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS این است که کاربران، این فرصت را دارند که به طور فعال در بهبود فرآیندهای تجاری، از طریق ابزارهای ساده و شهودی مشارکت کنند.

دنیای پویا و همیشه در حال تغییر امروز منجر به این شده که روز به روز کسب و کارها پیشرفته تر و رقابتی شده و به سمت فرآیند محور شدن حرکت می کنند. در فضای رقابتی کسب و کارها، حیات یک سازمان با استفاده از نرم افزار bpms یا سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار امکان پذیر خواهد بود.
اگر دارای کسب و کاری باشیم، حتما به دنبال روشی هستیم که ایده های خود را با استفاده از یک نرم افزار به اجرا درآوریم. و فرآیند انجام کارها را کوتاه تر و سریع تر کنیم. نرم افزاری با قابلیت شخصی سازی توسط خودمان، که هزینه ها را کم و به صرفه کند و یا حتی به ما این امکان را بدهد تا بتوانیم عملکرد افراد و واحدها را اندازه گیری کنیم. نرم افزار bpms می تواند مناسب ترین گزینه برای ما باشد.

فرآیند چیست؟

فرآیند مجموعه ای از فعالیتهای کاری در یک محدوده زمانی خاص و معین است که شروع و پایان مشخصی دارد. ایجاد نگرش فرآیندی امکان کنترل روابط میان تک تک فرآیندها و ترکیب و تکامل آنها را با یک دیگر فراهم می سازد. نرم افزار bpms نتیجه تمام تجربیات، تفکرات و پیشرفتهای متعدد در زمینه مدیریت فرایندهای کسب و کار در چند دهه اخیر می باشد. این سیستم، مجموعه ای از ابزارها و روشهایی است که در جهت طراحی، تجزیه و تحلیل و کنترل فرآیندهای کسب و کار استفاده می شود. هدف از استقرار این نوع سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار، کاهش خطاهای انسانی و افزایش مسئولیت پذیری افراد است.

شاید بپرسید چگونه؟ …

از آنجا که در این سیستم افراد و سیستم های اطلاعاتی با یکدیگر پیوند می خورند. این که چه زمانی، چه کسی، چه کاری را باید به انجام برساند کاملا مشخص و معلوم است. به عبارتی می توان گفت که این سیستم یا نرم افزار bpms ابرازی است که این توانایی را به سازمان ها می دهد تا نرم افزار اختصاصی خود را تولید نمایند.

توانمند سازی کسب و کار:
نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS) به سازمان ها و مشاغل کمک می‌کند. تا فرآیندهای کسب ‌و کار خودکار را تعریف کرده و مدیریت نمایند. بدین ترتیب می توانند فرآیندهای دستی زمان ‌بر را به جریان ‌های کاری ساده در برنامه‌ه ای تجاری تبدیل کنند.
با افزودن قابلیت‌های ابر، هوش مصنوعی و تجزیه و تحلیل داده‌های بزرگ، BPMS به اجرای سیستم مدیریت فرایند هوشمند (iBPMS) تبدیل می شود که خودکار سازی بیشتر فرآیندها، سرعت بخشیدن به توسعه گردش کار و بهبود هماهنگی فرآیندهای تجاری را فراهم می کند.

همکاری با سایر سیستمها در BPMS:

فرآیندها اغلب به بحث های متنی، به اشتراک گذاری یادداشت های جلسه و سایر ارتباطات نیاز دارند. که باید در همان مکانی که کار شما وجود دارد، اتفاق بیفتد. امکان همکاری در اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS ، مکالمات را فشرده و متمرکز نگه می‌دارد و به کل تیم شما اجازه می‌دهد در مورد بهبود فرآیند و بهینه‌سازی اطلاعات ارائه دهند.
بسیاری از سیستمهای سازمانی مانند سیستمهای ارتباطی، سیستمهای انتقال فایل مانند ایمیل سرور وجود دارد. که پس از نصب سیستم مدیریت فرایند کسب و کار لازم است ارتباط لازم بین موتور اصلی سیستم BPMS و سیستمهای ارتباطی دیگر برقرار گردد تا بتوان از آن بطور کامل استفاده نمود. تصور کنید کاربر یک فرایند را تکمیل کرده و باید منتظر انجام کار گردد در اینجا می توان از سیستم ارسال پیامک در BPMS استفاده کرد تا نتیجه فرایند را به صورت خودکار برای او ارسال کند.

BPMS چگونه به سازمان شما کمک می کند؟

BPMS شما را قادر می سازد تا از اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار برای ساده سازی انواع وظایف استفاده کنید. و اطمینان حاصل کنید که فرآیند ها برای فعالیت هایی مانند بررسی و تأیید اسناد، مدیریت اسناد، مدیریت منابع انسانی و مدیریت درخواست های کارکنان دنبال می شوند.
اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS با خودکارسازی ارتباطات راه‌اندازی شده مانند هشدارهای کار از طریق ایمیل، یادآوری‌های پرداخت و نامه‌های تشکر، گردش کار را در سراسر تجارت شما بهبود می‌بخشد. حتی می تواند برای سازماندهی کمپین های بازاریابی ایمیلی مورد استفاده قرار گیرد و به شما کمک می کند پیام یا پاسخ مناسب را در زمان مقتضی، ارسال کنید.

مزایای استفاده از سیستم مدیریت فرایند کسب و کار BPMS

کلید موفقیت هر سازمانی را می توان در گرو داشتن یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار عالی و مناسب دانست. دلایل زیادی وجود دارند که چشم پوشی صاحبان کسب و کار را از این سیستم یا سامانه غیر ممکن می کنند. از این مزایا و ویژگی می توان به موارد زیر اشاره کرد:

بهره وری بیشتر:
پیاده ‌سازی نرم افزار به این معناست که افراد در سراسر شرکت و سازمان، زمان کمتری را برای فرآیندهای دستی و تکراری صرف می‌کنند و به آنها اجازه می‌دهد تا بر انجام کار تمرکز کنند و بهره‌وری را افزایش دهند.

افزایش چابکی و پویایی سازمان:
با توانمندسازی شرکت ‌ها برای مستند سازی، استانداردسازی و خودکارسازی فرآیند های کسب‌وکار، این سیستم هدایت و واکنش به تغییرات را از طریق گسترش سریع و مداوم فرآیندهای جدید، در سراسر سازمان آسان ‌تر می‌کند. و در صورت هرگونه تغییر در شرایط، این سیستم امکان تغییرات در فرآیندها را به راحتی فراهم می سازد و موجب موفقیت سازمان ها در فضای رقابتی کسب و کار می شود.

پیشگیری از دستورات سلیقه ای:
اجرای سیستم مدیریت فرایند BPMS تیم ها را قادر می سازد تا وظایف و تکالیف را به طور خودکار مسیریابی کنند و تضمین می کند که فرآیندهای جدید یا به روز شده در زمان واقعی اتخاذ شوند و همه افراد را همیشه در یک صفحه نگه می دارد. این سیستم با خودکار نمودن فرآیندها موجب کاهش حجم کار و افزایش سرعت کار می شود.

کاهش تخلفات و انطباق با قوانین تجاری سازمان:
پیاده سازی این سیستم در سازمان موجب شفاف سازی فرآیندها می شود. به همین دلیل امکان ردیابی افراد و فرآیندهایی که خارج از قواعد و قوانین تعریف شده فعالیت می کنند امکان پذیر و بسیار آسان است. و به سرعت با تغییرات قانونی با حداقل اختلال سازگار می شوند. ضمن اینکه این سیستم امکان نظارت دقیق بر عملکرد پرسنل را فراهم می کند.

تعامل و پشتیبانی بهتر در جهت رضایت مشتری:
از آنجایی که اجرای سیستم مدیریت فرایند می تواند تداوم کاربرد فرآیندهای تجاری را تضمین کند، شرکت ها می توانند جنبه های کلیدی تعامل با مشتری را ایجاد، اجرا و نظارت کنند. و از طرفی به دلیل افزایش سرعت کار و رفع نیاز مشتری در کمترین زمان و اطمینان خاطر بالا سبب افزایش رضایت مشتریان و کارمندان می شود.

کاهش منابع و هزینه ها:
از آنجایی که اجرای فرآیندهای کسب و کار به افراد و منابع زیادی نیاز دارد، استفاده از این نرم افزار می تواند به طرز چشم گیری استفاده از منابع را مطابق با نیاز کسب و کار کاهش دهد. و با افزایش سرعت کار و کیفیت بالا موجب افزایش درآمد در سازمان گردد.

حذف فعالیتهای غیر ضروری:
در این سیستم با کمک مدل سازی فرآیندها، می توان فعالیتهای غیر ضروری، کاغذ و روش های سنتی و قدیمی بایگانی را حذف و با قابلیت به روز رسانی، فرآیندهای جدید را در مجموعه اضافه کرد.

از جمله فواید راه اندازی سیستم مدیریت کسب و کار:

• ایجاد هماهنگی و اتصال یکپارچه بر تمام نرم افزارهای سازمان
• تهیه گزارش ها و تحلیل های دقیق اجرایی و مدیریتی
• مستند سازی و شفاف سازی فرآیندهای سازمان
• ارزشمندی و کیفیت بالای داده های تولید شده در این نرم افزار
• تعیین مهلت برای انجام کارها در هر قسمت از گردش کار
• قابلیت شناسایی مشکلات موجود در فرایند و اصلاح آنها