خرید سیستم اتوماسیون اداری به‌معنای استفاده از ابزارهای الکترونیکی برای انجام امور اداری است. حجم بالایی از مکاتبات اداری، ارتباطات، نامه‌ها و تکمیل پرونده‌ها، منتظر اقدام سریع شما هستند. نرم افزار اتوماسیون اداری با سیستم سازی در داخل سازمان، بر کیفیت و چگونگی انجام امور اداری تمرکز بیشتری را اعمال می کند.

پس داشتن یک راهنمای اصولی برای خرید اتوماسیون اداری بسیار مهم است. چون مدیران در سازمان‌ها خواهان این موضوع هستند تا با صرف هزینه ای معقول و مناسب، سیستمی جامع و کارآمدی را پیاده سازی کنند. در این مطلب به اثرات مثبت اجرای اتوماسیون اداری در سازمان ها اشاره و سپس چند نکته طلایی که برای انتخاب و خرید سیستم اتوماسیون اداری باید رعایت شود را به شما یادآوری می‌کنیم.

راه اندازی اتوماسیون اداری چه مزیتی برای سازمان ها دارد؟

مدیران سازمان‌ها و کسب و کارها غالباً به این موضوع فکر می‌ کنند که آیا سرمایه گذاری برای استقرار اتوماسیون اداری می تواند تاثیری برای آنها داشته باشد یا خیر…؟

استقرار اتوماسیون اداری در چند بخش می تواند بر روی عملکرد سازمان ها تاثیرگذار باشد…

صرفه‌جویی در زمان و فضا: با اجرای اتوماسیون اداری فضای بزرگی را که برای بایگانی اسناد و گزارشات در نظر گرفته اید، به‌مراتب کاهش می‌یابد و همین امر منجر به افزایش سرعت انجام وظایف و اولویت بندی درست اجرای فعالیت‌ها می‌شود.

استفاده اشتراکی از منابع: منابع سازمان دو نوع هستند، منابع داده نظیر پرونده ها و اطلاعات مشتریان و منابع فیزیکی که شامل دستگاه چاپ و سیستم های سخت افزاری هستند. در روش‌های سنتی در هر زمان فقط یک نفر امکان استفاده از منابع را دارد. اما در نرم افزار اتوماسیون اداری این امکان برای کارکنان وجود دارد تا بتوانند به‌صورت مشترک از منابع سازمان استفاده کنند.

علاوه بر مواردی که گفته شد، خرید نرم افزار اتوماسیون اداری مزایای زیر را نیز دارد:

1. صرفه‌جویی در مصرف انرژی و کاغذ
2. کمک به محیط‌ زیست
3. بهبود امنیت ثبت و ذخیره اطلاعات
4. کاهش خطاهای انسانی
5. برنامه‌ریزی و مدیریت وظایف

چرا خرید اتوماسیون اداری تحت وب گزینه بهتری است؟

تحقیقات نشان می‌دهد که نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب، تسهیل فعالیت‌های اداری و دسترسی همیشگی به مکاتبات را به همراه دارد. استفاده از اتوماسیون اداری، پیشرفت چندین برابری سازمان‌ها را موجب می‌شود. دسترسی دائمی به سیستم اداری تنها با اتصال اینترنت از طریق اتوماسیون اداری تحت وب ممکن می‌شود. این دسترسی‌ها با حفظ کامل امنیت نرم افزار، زمینه کار با پنل کاربری در اتوماسیون اداری را فراهم می‌کند.
در اتوماسیون اداری تحت وب امکان دادن مجوز و تعیین سطح دسترسی برای هر کاربر وجود دارد. می‌توان اسناد را با شماره و تاریخ مشخص، دسته‌بندی کرد. جستجوی میان اسناد به‌راحتی امکان‌پذیر است. اسناد و نامه‌های الکترونیکی به‌ آسانی مرتب و مدیریت می‌شوند.

قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری …

توجه کنید که نرم افزار اتوماسیون باید کارایی سازمان را افزایش دهد. پس هیچ ارزانی بی‌‌علت و هیچ گرانی بی دلیل نیست. هرچه قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری پایین‌تر باشد، امکانات محدودتری دارد و ممکن است نیازهای سازمان شما را برآورده نکند. سازمان‌ها در خرید اتوماسیون اداری باید به بودجه، اولویت‌ها و نیاز سازمان و فضای فیزیکی موجود خود توجه کنند. از طرف دیگر کارکنان نیز باید فرصت یادگیری کار با اتوماسیون اداری را داشته باشند. بنابراین مدیران سازمان‌ها باید زمان و هزینه آموزش کارکنان را نیز در نظر بگیرند. با همه مواردی که گفته شد استفاده از اتوماسیون اداری، مزایای ویژه‌ای دارد که هزینه برای آن یک نوع سرمایه‌گذاری است.

کدام بهتر است!؟

نرم افزارهای اتوماسیون اداری تحت وب یا تحت ویندوز . . .

با وجود نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب دیگر نیازی به حضور فیزیکی در دفتر کار خود ندارید. بسیار اتفاق افتاده است که انجام امور اداری به‌خاطر نبود یکی از کارکنان معطل مانده است. خرید اتوماسیون اداری تحت وب این فرصت را فراهم می‌کند تا در هر جایی که هستید و در هر ساعت از شبانه‌روز به کارتابل اداری خود دسترسی داشته باشید. وظایف خود را انجام دهید و به انجام فعالیت‌های کارکنان هم نظارت کنید.
اتوماسیون اداری تحت ویندوز نیز مزایای خودش را دارد. نسخه تحت ویندوز در شرایط قطعی اینترنت برتری خودش را نشان می‌دهد و امکان دسترسی به اطلاعات را در شرایط قطع اینترنت هم برای شما مهیا می کند.

با توجه به این موارد بهترین سیستم اتوماسیون اداری کدام است؟

لازم به ذکر است که راه اندازی و استقرار اتوماسیون تحت وب با توجه به عدم نیاز به سخت افزارها و نرم افزارهای اختصاصی از هزینه کمتری برای استقرار نسبت به سیستم تحت ویندوز برخوردار است. و می تواند گزینه مناسبتری برای شرکت های کوچک و متوسط و حتی برای شروع در کسب و کارهای بزرگ به حساب بیاید.