اتوماسیون (automation) چیست؟

اتوماسیون اداری یا اتوماسیون (automation) از دو کلمه ی automatic و operation تشکیل شده است که به ترتیب به معنای خودکاری و عملیات است. اتوماسیون در لغت به معنای خود کنترلی است و در اصطلاح به شکلی از تکنولوژی می گویند که به کنترل و نظارت به عملیات مختلف از جمله تولید، نظارت به کیفیت محصول و خدمات و … می پردازد.
در واقع اتوماسیون نوعی ماشین سازی فرایندها است که به کمک ماشین ها برخی از عملیات انسانی را به عهده می گیرد که این عمل باعث افزایش سرعت و دقت قابل توجهی در اجرای فرایندهای تولیدی و خدماتی می گردد.

 

اتوماسیون اداری و اتوماسیون صنعتی در کسب و کار

 

اتوماسیون اداری چیست…؟

اتوماسیون اداری مجموعه‌ای از روش‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری مبتنی بر کامپیوتر است. که برای ذخیره، بازیابی و مبادله مدارک و اطلاعات درون سازمانی مورد استفاده قرار می گیرد. اصولا اساس اتوماسیون اداری مبتنی بر متصل نمودن جریان اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه است.

در واقع راهکاری نوین جهت طبقه‌بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات درون‌سازمانی با رویکردی فناورانه است. طبق تعریف پایگاه دانش ویکی پدیا اتوماسیون اداری عبارت است از نرم افزارهای متنوعی که برای ایجاد، جمع آوری، ذخیره و تغییر اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی سازمان به صورت الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرند.

ذخیره سازی داده‌های خام، انتقال و مدیریت الکترونیک اطلاعات کسب و کار، فعالیت‌های اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری است. و این سیستم به خودکار سازی و بهینه سازی رویه‌های جاری سازمان‌ها کمک می‌کند که در نتیجه ی آنها کاغذ بازی های اداری حذف و مشتریان به طور منظم تر و سازمان یافته تری از امکانات سازمان ها بهره مند خواهند شد.

 

مشاوره و استقرار اتوماسیون اداری - شهروز اسراریان

 

تعالی سازمان ها با اتوماسیون اداری

هر سازمانی برای انجام ماموریت و رسیدن به اهداف معینی تشکیل می‌گردد. با توجه به اینکه نتیجه اهداف، اندیشه‌ها، فعالیتها و اقدامات انجام شده در هر سازمان بصورت اسناد و مدارک و با صرف وقت و هزینه‌های زیاد فراهم می‌شود بسیار ارزشمند و حاوی تجربیات گرانبهایی هستند. و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه‌ها و تصمیم گیری های استراتژیک به حساب می آیند.

از این رو سیستم های مکانیزه، قدمی در جهت تسریع امور و اطلاع رسانی مناسب برای کشورهای در حال توسعه هستند و بجاست که موسسات و سازمانها و بخصوص ادارات دولتی با دیدی آینده نگر به این مهم نگاه ویژهای داشته باشند. 

اتوماسیون اداری، بهترین ابزار برای رسیدن به راه کارهای مفید در جهت صرفه جویی زمان و استفاده بهینه از وقت در سازمان می باشند. راه حل های مکانیزه، به گردش مکاتبات سازمان سرعت بخشیده و همچنین مدیریت بر گردش کارها را فراهم می سازد. در این فرآیندها، مکاتبات کاغذی حذف و صرفه جویی و استفاده بهینه از زمان عملی می گردد.
هدف از پیاده سازی این سیستم، یکپارچه سازی علمیات گردش نامه در ادارات، حذف کاغذ، امکان کنترل گردش نامه و بررسی موقعیت نامه در هر زمان، امکان پیگیری نامه های ارجاع داده شده است. یافتن نقاط گلوگاه گردش نامه که موجب توقف احتمالی نامه ها شده، بایگانی الکترونیکی، بهره گیری از امضاء دیجیتالی و کارتابل الکترونیکی از دیگر اهداف اجرای اتوماسیون در سازمان ها می باشد.
امروزه مدیریت بر گردش کار و مکاتبات اداری و همچنین مدیریت زمان در سازمان ها و موسسات اقتصادی به کلی متحول شده است. و استفاده ازروش های کند و مشکل ساز اداری غیر مکانیزه قابل قبول نمی باشد. حجم بالای اطلاعات و مکاتبات و دسترسی کُند، مسئولین و مدیران را که به مدیریت زمان در مجموعه تحت رهبری خود بها می دهند، به سوی اتوماسیون اداری در ابعاد مختلف رهنمون ساخته است.

3 چالش اکثر کسب و کارها که با استقرار اتوماسیون برطرف خواهد شد...!

میخوام از خدمات مشاوره برای راه اندازی اتوماسیون استفاده کنم...!

دستاوردهای اجرای اتوماسیون اداری

ایده پردازی

افزایش بهره وری

طراحی مدل کسب و کار

کاهش هزینه

منابع و تیم سازی

بهینه سازی منابع

طراحی مدل درآمدی

مدیریت داده ها

مدیریت امور مالی

تصمیم گیری آگاهانه

تبلیغات و بازاریابی

بهبود فرآیندها

اتوماسیون چطور به سازمان ما کمک می کند...!؟

تصور بیشتر مدیران از سیستم اتوماسیون اداری، استفاده از نرم افزارهای مدیریت مکاتبات در سازمان است. اما هدف نهایی از اتوماسیون در کسب و کار، مکانیزه کردن همه فرآیندهای موجود در سازمان است که این کار با استفاده از ابزارها و سیستمهای سازمانی مختلف امکان پذیر می باشد.

استفاده از این سبک اتوماسیون به خصوص در کارهایی با روابط پیچیده و بزرگ، نتایج مثبت زیادی دارد. به همین دلیل بسیاری از مدیران تصمیم به مشاوره و استفاده از اتوماسیون اداری گرفته و آن را اجرایی می کنند.

از مهمترین ویژگی های این سیستم که توجه مدیران سازمان ها را به خود جلب کرده است، می توان به موارد زیر اشاره کرد:

 
مزایای استقرار اتوماسیون اداری - شهروز اسراریان مشاور کسب و کار
 

تیک  افزایش دقت
درصد خطا در اموری که توسط انسان انجام می شود، بیشتر از سیستم های خودکار و ماشین های محاسباتی است. مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری نشان می دهد که با به کارگیری اتوماسیون اداری، دخالت انسان در انتقال داده ها محدود می شود، در نتیجه اشتباهاتی که می تواند منجر به تاخیر در بهره وری و همچنین هزینه مازاد گردد، حذف شده و دقت و کیفیت کار بالا می رود.

تیک  کاهش هزینه ها
هزینه به عنوان یکی از عوامل اصلی در توسعه مورد توجه قرار می گیرد. با به کارگیری اتوماسیون اداری، فرآیندهای پیچیده تجاری و صنعتی توسط سیستم های خودکار اداری انجام می شود. با اجرای اتوماسیون اداری سازمان ها دیگر نیازی به استخدام نیروهای انسانی جهت انجام این وظایف نمی باشند و می توانند هزینه استخدام را صرف سرمایه گذاری های پر سود دیگری کنند.

تیک  کاهش زمان و منابع
از طریق اتوماسیون، حجم بیشتری از امور در مدت زمان کمتری انجام می شود. سیستم های کامپیوتری می توانند کارهای تکراری و خسته کننده که وقت و انرژی زیادی باید صرف آن ها کرد را از روند کار حذف کرده و این فرصت را به کارمندان بدهند که وقت خود را برای کارهای با ارزش تر استفاده کنند.
ضمن اینکه حذف کاغذ از سیستم کاری، باعث می شود کارمندان نیازی به صرف وقت برای جمع آوری اسناد و بایگانی حجم زیادی از نسخه های کاغذی نداشته باشند. ۷۸ درصد از مدیران معتقدند، اتوماسیون قادر است تا ۳ساعت از زمان کاری یک کارمند را آزاد کند.

تیک  ذخیره سازی و مدیریت داده ها
یکی از بزرگ ترین مشکلات سیستم های کاری، تولید حجم زیادی از مدارک، اسناد و طبقه بندی و نگهداری از آنها است. اتوماسیون اداری نشان می دهد که علاوه بر نیرو و زمانی که صرف نگهداری از این اوراق می شود، نیاز به فضایی وسیع نیز وجود دارد. ضمن اینکه حفظ امنیت آنها کار آسانی نیست و ممکن است با یک آتش سوزی از بین بروند.
یک برنامه اتوماسیون می تواند کار ذخیره کردن اطلاعات و اسناد را بسیار ساده کند. بدین شکل سازمان ها توانایی بیشتری برای نظارت و کنترل داشته و سهامداران و افراد بیشتری می توانند در زمانی کوتاه، به اطلاعات مورد نیاز دسترسی داشته باشند.

تیک  افزایش توانمندی کارکنان
بر خلاف تصور خیلی از مدیران که فکر می کنند اتوماسیون اداری جای کارکنان و نیروی انسانی را می گیرد، باید عنوان کرد که در واقع اتوماسیون باعث می شود تا عملکرد کارکنان تقویت شود و آن ها را توانمندتر کند. توانمندی کارکنان بهره وری سازمان را بالا می برد.

تیک  تصمیمات با آگاهی بیشتر
استفاده از سیستم اتوماسیون به سازمان امکان دسترسی یکپارچه به داده ها، گزارش ها، تحلیل ها و آنالیزها را می دهد. اتوماسیون این فرصت را برای مدیران کسب و کار فراهم می کند تا به گزارش ها و اطلاعات مختلف به راحتی دسترسی داشته باشند. دسترسی به اطلاعات وسیع تر و دقیق تر به معنای تصمیم گیری بهتر و آگاهانه تر است.

تیک  بهبود فرآیند کسب و کار
تا اواخر سال ۲۰۰۰ میلادی، رقابت اصلی در بازار بر سر زمان ارائه محصول یا خدمات بود. اینکه کدام مجموعه زودتر از دیگران خروجی خود را معرفی کند، نشانه موفقیت بود. اما بعد از ۲۰۱۰ این روند تغییر کرد و کیفیت محصول یا خدمات در درجه اول اهمیت قرار گرفت.
اتوماسیون اداری با بالا بردن دقت و کاهش درصد خطا و سرعت دادن به روند کار، می تواند فرآیند کسب و کار را بهتر کند. از سویی دیگر، بهبود فرآیند کسب و کار باعث افزایش کیفیت محصولات و خدمات و انطباق بیشتر با استانداردهای جهانی می شود. توانایی بهبود فرآیندهای تجاری و صنعتی همان نقطه قوتی است که سیستم های اتوماسیون اداری را ممتاز می کند.

در این مسیر ما به شما کمک می کنیم تا فرایندهای کسب و کار را مکانیزه کنید و این موضوع را در قالب سیستم اتوماسیون کسب و کار انجام میدهیم.

خدمات مشاوره برای استقرار اتوماسیون به مجموعه های زیر ارائه می شود.

اصناف

اصناف

شرکت ها

شرکت ها

کارخانجات

کارخانجات

کارآفرینان

کارآفرینان

چرا حضور در جلسات مشاوره قبل از انتخاب و استقرار اتوماسیون لازم است !؟

مزایای اتوماسیون در کسب و کارها - شهروز اسراریان

شرکت در جلسات مشاوره برای انتخاب و استقرار اتوماسیون اداری به شما کمک می کند تا اشراف کاملی نسبت به مزایای اتوماسیون پیدا کنید. این مزایا هر مجموعه و سازمانی را تشویق می کند تا از آن بهره مند شود. برخی سازمان ها تصور می کنند که حرکت به سمت اتوماسیون، سخت و دشوار است و به همین دلیل ترجیح می دهند از سیستم های قدیمی استفاده کنند. باید به این نکته توجه کرد که پیاده سازی اتوماسیون اگر با برنامه و مدیریت انجام شود، رسیدن به تمام اهداف را دست یافتنی خواهد کرد.

در جلسات مشاوره برای انتخاب و استقرار اتوماسیون اداری چند مرحله برای اجرای اتوماسیون پیشنهاد می شود تا طی کردن این مسیر ساده تر شود.

برخی از مشتریان ما...

صنایع غذایی مجید - شهروز اسراریان بیزینس کوچ کسب و کار اهواز
ظریف سازه مدبر
تجهیزات آشپزخانه خباز - شهروز اسراریان بیزینس کوچ کسب و کار اهواز
پخش علی پارت ایرانیان - اتوماسیون اداری - شهروز اسراریان
آهن آلات کسایی - اتوماسیون فروش - شهروز اسراریان
پارسه سود اروند - اتوماسیون - شهروز اسراریان
کیمیا افزار سینا - اتوماسیون صنعتی - شهروز اسراریان
آکادمی کامیاران - اتوماسیون اداری - شهروز اسراریان

خدمات و محصولات ما

همگام با مدیران در مسیر توسعه

اتوماسیون اداری

خودکارسازی کسب و کار

باشگاه مشتریان

فروش و وفادارسازی مشتری

راه اندازی کسب و کار

طراحی مدل درآمدی

کوچینگ کسب و کار

همراهی تا اوج موفقیت