5 سوال کاربردی و مهم در انتخاب اتوماسیون!؟

۵ سوال کاربردی در هنگام مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری

هنگام انتخاب اتوماسیون اداری این سوالات را از کارشناس مورد نظر بپرسید:

1. آیا سیستم مورد نظر با نیازهای سازمان شما مطابقت دارد؟
2. اتوماسیون امکان کنترل در بخش های اساسی را به شما می دهد؟
3. در گردش کار امکان آیا امکان دریافت تاییدیه وجود دارد؟
4. سطح دسترسی به پنل کاربری در هر زمان و از هر مکان وجود دارد؟
5. امکان تعریف و ایجاد فرم های شخصی متناسب با سازمان ما فراهم است؟

می توانید از نسخه های آزمایشی اتوماسیون اداری استفاده کنید و سیستم را ارزیابی کنید. که با خواسته های شما تطابق دارد یا خیر و سپس اقدام به خرید کنید. در این بخش استفاده از مشاوره های تیم فنی و فروش می توانید برای انتخاب اتوماسیون اداری استفاده کنید.

سیستم اتوماسیون چگونه باعث افزایش امنیت فعالیت سازمان می شود؟

شرکت های ارائه دهنده اتوماسیون ادعا می کنند، استفاده از سیستم های خودکارسازی باعث بالا رفتن امنیت اطلاعات سازمان ها می شود. در واقع این برنامه ها با اجرای برخی فرامین، مثل موارد زیر این زمینه را فراهم می کنند.

• خروج خودکار از سیستم در صورت عدم فعالیت کاربر
• غیر فعال کردن شناسه کاربری در صورت تلاش های ناموفق برای مورد به سیستم
• محدود کردن دسترسی کاربران
• امکان مشاهده کاربران برای مدیران
• مقابله با ویروس ها و تهدیدهای سایبری
• ذخیره سازی اطلاعات

در زمان مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری در مورد راهکارهای افزایش امنیت اطلاعات صحبت کنید و بهترین روش ها برای آن استفاده کنید.

آیا سیستم اتوماسیون اداری باعث کاهش وظایف می شود یا فرصت های شغلی؟

برخی فکر می کنند با استفاده از اتوماسیون صنعتی و اداری، از تعداد شغل هایی که برای نیروی انسانی وجود دارد، کاسته می شود. و با افزایش تعداد افراد بیکار، برای جامعه مشکلات زیادی ایجاد خواهد کرد. به همین دلیل این افراد با استفاده از سیستم اتوماسیون مخالفت می کنند. در صورتی که زمان مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری متوجه می شوید که این فرضیه اشتباه است. تحقیقاتی که در این زمینه انجام شده است، نشان می دهد که اتوماسیون وظایف را کاهش داده است و در کنار آن فرصت های شغلی جدیدی ایجاد می کند.

در نظر داشته باشید که اتوماسیون به مهندسان و کارکنان برای حل مشکلات و انجام سریع تر و دقیق تر امور کمک می کند. اتوماسیون بار انجام کارهای ساده تر را بر عهده می گیرد و نیروی انسانی فرصت بیشتری برای درگیر شدن با مسائل مهمتر و چالش برانگیزتر خواهد داشت. متخصصین در جلسه مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری در رابطه با این موضوع صحبت می کنند. که استفاده از اتوماسیون به معنای حذف نیروی انسانی نیست و هر زمان به جایی رسیدیم که سیستم خودکارسازی به انجام کارهای انسانی پرداخت، باید نیروی انسانی را ارتقاء دهیم تا وارد مرحله ای جدید شود.

سخن پایانی

مزایای استفاده از اتوماسیون اداری آنقدر زیاد هست که معایب آن کم رنگ شود. فرصت ها و امکاناتی که این سیستم به سازمان ها می دهد در قیاس با هزینه آن صرفه اقتصادی دارد. مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری به شما فرصتی می دهد تا در مورد مزایای آن بیشتر بدانید.

اتوماسیون اداری با مکانیزه کردن سیستم کار، به مدیران امکان کنترل و نظارت امور را می دهد. در عین اینکه کارمندان از وظایف مشخص خود و زمان انجام آنها مطلع می شوند و امکان پیگیری و ردیابی هر فعالیت به راحتی ممکن می شود. امنیت اطلاعات مجموعه تضمین شده و با کیفیت بهتری می توان خدمات موردنظر را به مشتریان ارائه داد.

یک سیستم اتوماسیون کارآمد میان تمام مکاتبات یکپارچگی ایجاد کرده و با برچسب گذاری آن ها، بررسی آن ها را ساده تر می کند. با محدود کردن دسترسی کاربران به قسمت های مختلف و استفاده از امضای دیجیتال کاربران، اعتبار و امنیت آن را افزایش می دهد و فرصت بیشتری برای ایجاد تغییرات بنیادین به مدیران می دهد.

برای دریافت مشاوره انتخاب اتوماسیون اداری می توانید با ما در تماس باشید.